Manuel Moodle UCLouvain - Enseignants

Administrer mes espaces de cours  :  Réinitialiser mon cours pour une nouvelle année académique ← AUTOMATIQUE ← NOUVEAU

Pour chaque cours, il est indispensable procéder au nettoyage de certaines données des étudiants pour entamer une nouvelle années académique.

Depuis la rentrée 2022, les cours sont automatiquement réinitialisés après les délibérations et avant le début des activités d'accueil. Cette page documente les opérations manuelles qui peuvent être réalisées pour préserver des données étudiantes d'une année à l'autre.

Réinitialiser les cours, une opération essentielle en début d'année^

Dans la mesure où l’action de réinitialisation est la seule action dans un cours Moodle qui permet de vider les données étudiantes (la désinscription des étudiants ne suffit pas), depuis la rentrée 2022, nous automatisons cette action, en veillant à bien gérer les cours qui s’échelonnent sur plusieurs années.

La réinitialisation ne supprime ni les ressources déposées par l’enseignant et ni les activités qu’il a configurée pour son cours. Seules les données étudiantes sont vidées. Par exemple, l’activité “Devoir” ne disparaît pas mais les fichiers soumis par les étudiants et leurs notes sont vidées. Cette réinitialisation des cours est indispensable pour permettre aux étudiants bisseurs de refaire les activités d’un cours et était, jusqu’à présent, opérée à l’initiative des enseignants.

L'archivage des cours est aussi automatisé !^

Pour faciliter l’archivage des données étudiantes, nous proposons aussi de réaliser une copie de la plateforme en l’état après la troisième session d’examens. Dès septembre 2022, les enseignants pourront retrouver leurs cours 2021-2022 accessibles en lecture avec les données étudiantes sur MoodleLastYear :

https://moodlelastyear.uclouvain.be

Les données de cette plateforme seront remplacées chaque année en septembre par les données de l'année écoulée.

Cette plateforme restera accessible aux enseignants durant toute l’année académique suivante de manière à leur permettre de récupérer des données de leurs anciens cours (les glossaires notamment) . Les étudiants conserveront leur accès à cette plateforme jusque mi-novembre puis leur compte sera désactivé.

Cette initiative doit être envisagée comme une approche centralisée de l’archivage des données étudiantes. Les enseignants ne devront plus stocker les données étudiantes des cours dans leurs espaces locaux d’archivage. Cette approche facilitera la gestion des recours étudiants et permettra aux enseignants de valoriser plus facilement l’implication des étudiants dans les activités en ligne.

Cette opération de nettoyage ne s’envisage pas sans une sauvegarde préalable et nous rappelons que tous les cours Moodle sont sauvegardés individuellement après chaque session d’examen et ces sauvegardes individuelles sont archivées pendant 2 ans.

Les activités non réinitialisées peuvent être dupliquées !^

Certaines activités ne supportent pas (encore) la réinitialisation : MoodleOverflow et StudentQuiz.
Pour ces activiités, il vous suffit de les dupliquer et de supprimer l'activité nourrie de données étudiantes pour retrouver une activité vierge.

Les badges ne peuvent pas être supprimés, pour permettre aux étudiants de refaire les activités, il faut veiller à définir des badges avec une durée de validité définie.

Modifier toutes les échéances du cours après réinitialisation^

tableau de bord tri des cours

La présentation de la liste de cours du tableau de bord permet notamment un tri chronologique des cours : "En cours", "Futur", "Passé". 

Pour que vos cours apparaissent dans le bon onglet, vous devez modifier les dates de début et de fin de cours.
Par ailleurs, il est possible d'éditer toutes les dates des activités du cours via une seule page accessible via ce menu :

bouton gestion coursgestion 3Paramètres du cours > Administration du cours > Rapport > Dates

progression cours sur tableau de bordNotez que la nouvelle liste de cours affiche aussi un indicateur visuel de la progression des étudiants dans le cours. Si vous souhaitez définir des parcours d'apprentissage en utilisant le suivi d'achèvement des activités Moodle, n'hésitez pas à consulter la page de manuel Suivre le parcours des étudiants.


Préserver les articles d'unicone de glossaire Glossaire^

Si vous avez proposé un travail de production individuelle au travers de la rédaction d'articles de icone de glossaireGlossaire, il est possible assez facilement d'exporter les articles rédigés depuis MoodleLastYear pour les importer dans votre cours réinitialisé. Mais, avant de faire cette opération d'export/import, réfléchissez car il est peut-être pertinent de reproposer cette activité à vos étudiants, car votre cours a évolué et peut-être aussi les concepts que vous abordez.

migrer un glossaireVoici la procédure pour migrer les articles d'un icone de glossaire Glossaire vers l'activité équivalente dans le cours réinitialisé :
  • dans le cours source, cliquez sur le libellé du glossaire puis accédez au menu de gestion du glossaire et choisissez l'option Exporter des articles;
  • cliquez ensuite sur le bouton Exporter les articles vers un fichier, et récupérer le fichier xml de données;
  • rendez-vous ensuite dans le cours cible, accédez au glossaire vide et accédez au menu de gestion du glossaire et cliquez sur Importer des articles, chargez le fichier xml dont vous disposez et toutes les données du glossaire sont restaurées.

Notez que cette procédure permet de récupérer les données textuelles du glossaire et les images incluses dans les articles. 



Accéder aux annonces de l'an passé^

La réinitialisation des forums est essentielle et nous ne pouvons pas distinguer la manière de traiter les forums d'annonces des autres forums.
Mais il est clair que les enseignants doivent pouvoir accéder aux annonces de l'an passé pour pouvoir s'en inspirer pour composer de nouvelles annonces.
Même si elles ne sont plus disponibles dans le cours, nous avons relevé 3 approches pour accéder aux annonces de l'an passé :

Exporter les annonces de l'an passé dans un fichier tableur^

export forumVotre cours de l'an passé reste disponible sur MoodleLastYear (en son état au 5 septembre 2022).
Pour exporter les posts du forum d'annonces au format tableur xlsx avec une ligne par post, accédez au menu de gestion du forum et sélectionnez l'option Exporter tout en bas de la liste.

L'écran suivant vous permet de choisir le format d'exportation et le format le plus facilement esploitable est le format tableur xslx. Dans ce fichier tableur, vous pourrez facilement ajuster la taille des colonnes en fonction de la taille des messages et supprimer les messages inintéressants.

Archivez ce fichier avec les autres ressources liées au cours sur votre ordinateur et exploitez-le à chaque fois que vous souhaitez créer un message d'annonces basé sur un modèle de message de l'an passé.

Cette approche présente le désavantage de ne pas vous permettre d'accèder aux documents attachés aux annonces.

formats d'export des forums



Accéder facilement aux annonces de l'an passé sur MoodleLastYear^

Il vous est facilement possible d'accéder à un forum donné dans sont état de l'an passé, en modifiant l'url d'affichage.

Si le forum du cours actuel répond à l'adresse suivante :
https://moodle.uclouvain.be/mod/forum/view.php?id=xxx

Le forum avec les données de l'an passé répond à l'adresse :
https://moodlelastyear.uclouvain.be/mod/forum/view.php?id=xxx

A tout moment, en modifiant l'url, vous retrouvez les annonces de l'an passé.
Cette approche présente l'avantage de vous permettre d'accèder aux documents attachés aux annonces.

Archiver les mails d'annonce réutilisables dans un dossier de votre boîte mail^

Certains enseignants nous ont partagé une approche simple pour archiver les annonces "réutilisables" de leur cours.
Les annonces envoyées aux étudiants sont aussi relayées à tous les membres du cours et donc les enseignants eux-mêmes reçoivent ces annonces.
Lorsqu'un message à conserver est adressé aux étudiants, vous pouvez prendre l'habitude de classer ce message dans un dossier prévu de votre boîte mail.
A tout moment, vou pouvez ainsi retrouver les modèles de mail d'annonce aux étudiants.
Cette approche présente l'avantage de vous permettre d'accèder aux documents attachés aux annonces.

Préserver les posts d'un icone de forum Forum^

Si vous souhaitez récupérer les posts d'un icone de forum forum, nous vous proposons 3 approches :

  • exporter un forum pour archiver les échanges sur mon ordinateur
  • exploiter les réponses d'un forum pour construire une page de FAQ
  • migrer un forum avec tous les échanges

Exporter un forum pour archiver les échanges sur mon ordinateur^

export forumCertains enseignants souhaitent parfois récupérer les posts d'un icone de forumForum, par exemple pour conserver des modèles de messages à réutiliser. Notez tout d'abord qu'il est possible d'exporter les posts de forum dans divers formats, comme un fichier tableur avec une ligne par post. Pour ce faire, accédez au menu de gestion du forum et sélectionnez l'option Exporter tout en bas de la liste.
L'écran suivant vous permet de choisir le format d'exportation et nous vous suggérons de privilégier le format tableur xslx qui vous permettra d'ajuster la taille des colonnes en fonction de la taille des messages et de supprimer les messages inintéressants.

formats d'export des forums

Exploiter les réponses d'un forum pour construire une page de FAQ^

Pour les forums de questions-réponses, les réponses peuvent servir à d'autres étudiants et méritent d'être migrées. Dans ce cas précis d'utilisation, il est aussi possible de faire un export des questions réponses pour faire un tri et de copier coller les réponses aux questions fréquentes dans une icone de pagePage et d'y associer une table des matières. Voir la page FAQ Moodle pour observer la présentation finale.

Voici la procédure à suivre pour créer une page de FAQ :

  • créer une ressource de type  icone de pagePage,
  • copier-coller les questions fréquentes et les réponses associées dans le contenu de la page,
  • utilisez les styles de titre pour créer la structure de votre FAQ et mettre en évidence les questions
    atto titres
  • ajoutez un élément [contents] en haut de page pour créer la table des matières.
    Voici le contenu de notre page FAQ Moodle pour vous donner une idée :
    exemple page FAQ

Migrer un forum avec tous les échanges^

Si les posts de votre forum ciblent un autre cas d'usage et que vous jugez pertinent de le migrer avec les données étudiantes, vous pouvez nous contacter à l'adresse moodle@uclouvain.be pour nous demander une migration du forum avec les données étudiantes. Dans ce cas, les données étudiantes seront anonymisées pour éviter de surcharger le cours avec les données d'anciens utilisateurs.


Préserver les articles d'une base de données^

export bddIl est aussi possible de proposer un travail individuel sous la forme d'une fiche d'une icoen de la base de données moodleBase de données. Les données textuelles d'une base de données peuvent aussi être facilement exportées pour être réimportées dans une activité équivalente dans le cours migré. Mais, avant de faire cette opération d'export/import, réfléchissez car il est peut-être pertinent de reproposer cette activité à vos étudiants.

Voici la procédure pour migrer les données textuelles des fiches d'une icoen de la base de données moodleBase de données vers l'activité équivalente dans le cours migré :
  • dans le cours source, cliquez sur le libellé de la base de données puis accédez au menu de gestion et choisissez l'option Exporter des fiches;
  • les options d'exportation par défaut doivent convenir (export csv, tous les champs cochés, pas de tags, pas de détails sur les utilisateurs ni sur la date) et, en cliquant sur le bouton Exporter des fiches, vous récupérez un fichier csv avec les données ;
  • rendez-vous ensuite dans le cours cible, accédez à la base de données vide et accédez au menu de gestion et cliquez sur Importer des fiches, chargez le fichier csv dont vous disposez et toutes les données textuelles sont restaurées.
Notez que cette procédure permet de récupérer les données textuelles de la base de données sans les images. Si vous souhaitez récupérer les données des champs d'image, vous pouvez soit le faire manuellement, soit nous contacter à l'adresse moodle@uclouvain.be pour que nous utilisions une sauvegarde de la base de données avec les données étudiantes anonymisées pour transférer l'activité.


Consignes spécifiques pour les cours qui s'organisent sur plusieurs années académiques^

Nous avons constaté des problèmes avec les cours qui accompagnent les étudiants au cours de plusieurs années académiques.
C'est notamment le cas des cours dédiés aux accompagnements de mémoires ou à des démarches d'eportfolio.
Ces pratiques, très pertinentes sur le plan pédagogique, supposent de prendre quelques précautions organisationnelles car, lorsqu'un cours n'est jamais réinitialisé, les traces des étudiants ne sont pas supprimées, même s'ils sont désinscrits. Après plusieurs années, le cours devient impossible à backuper et il devient impossible de télécharger les travaux étudiants dans les devoirs.

Les enseignants concernés voient ce fonctionnement comme une limitation de Moodle, mais ce comportement est souhaité car il permet d'éviter qu'un étudiant perde toutes ses traces après une erreur de désinscription. Si la désinscription du cours supprimait toutes les traces, les étudiants qui réalisent un test certificatifs pourraient de désinscrire pour le recommencer !

Alors, comment gérer un cours qui s'étale sur plusieurs années sans avoir de problème ?
L'astuce consiste à utiliser plusieurs cours, un pour chaque cohorte d'étudiants, de manière à pouvoir réinitialiser le cours à la fin du cycle.


Imaginons d'un séminaire d'accompagnement du mémoire s'organise sur 3 ans, depuis la dernière année de bac jusque la dernière année de master.
En septembre 2021, ce programme comporte 3 cours avec des intitulés du genre :
  • MEMOABC22 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2022), avec les étudiants de master 2;
  • MEMOABC23 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2023), avec les étudiants de master 1;
  • MEMOABC24 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2024), avec les étudiants de bac 3.
En septembre 2022, les cours MEMOABC23 et MEMOABC24 restent inchangés, ils ne sont pas réinitialisés et les étudiants continuent leur parcours pendant 1 ou 2 ans dans le même cours. S'il y a des étudiants bisseurs, ils devrons être désinscrits pour s'inscrire au nouveau cours de leur cohorte et ils devront éventuellement resoumettre certains travaux. Les enseignants peuvent aussi modifier les travaux d'un étudiant pour qu'ils retrouvent leurs soumissions dans le nouveau cours.
Les données du cours MEMOABC22 sont archivées, ce cours est ensuite réinitialisé et renommé pour devenir le cours qui accueille la nouvelle cohorte :
MEMOABC25 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2025).
De cette manière, chaque cours peut être réinitialisé tous les 3 ans et on évite les problèmes !

Liste des cours qui ne sont pas réinitialisés à la rentrée^

Les cours placés dans les catégories FORM et LLL ne seront pas réinitialisés chaque année car ce sont des cours qui soutiennent des formations destinées au personnel. Les cours de la catégorie TEST seront aussi exclus car ils ne sont pas exploités avec les étudiants. Les gestionnaires de ces cours veilleront à repartir d'un nouvel espace de cours lorsqu'ils font une refonte de leur formation et nous contacteront pour supprimer les cours devenus obsolètes.

A la demande de leurs enseignants, les cours suivants ne sont pas réinitialisés lors de la rentrée.
Les enseignants peuvent contacter l'équipe Moodle UCLouvain pour demander la duplication de leur cours et la suppression des éditions obsolètes pour leur facilité. contact Moodle UCLouvain

id code cours
 intitulé  Motif
 1
 Page d'accueil
 Eviter de vider les contenus des manuels
 625 LEPL1000
 Conseillers aux études
 Cours ressource, nouveau cours lors d'une refonte
 1136 Mémoire_TFE E Léonard
 Mémoire ou TFE dirigé par E. Léonard
 Cours ressource, nouveau cours lors d'une refonte
 1223 MAP
 Mathematical Engineering Programme Commission
 Cours ressource, nouveau cours lors d'une refonte
 2369 
 LELEC0001 
 Electrical Engineering @UCLouvain 
 Cours ressource, nouveau cours lors d'une refonte
 3290 
 WFARM2209 
 Mémoire finalité spécialisée FARM 
 Cours pluriannuel unique à scinder
 3368 
 CU PCPE (PSPE2FC) 
 PSPE2FC: Certificat d'Université en Psychothérapie Centrée sur la Personne et Expérientielle 
Cours pluriannuel unique organisé en cohortes
 3932 
 Mémoire-FSM 
 Parcours Mémoire - FSM 
 Cours pluriannuel qui sera supprimé l'an prochain 
 4068 
 WMEGE9100 
 WMEGE9100 - Evaluation de Stage - MC1 
 Cours à réinitisaliser plus tard (mars) 
 4071 
 LFIALMONI 
 FIAL-Monitorat 
 Cours ressource, nouveau cours lors d'une refonte  
 4072 
 WMEGE9200 
 WMEGE9200 - Evaluation de Stage - MC2 
 Cours à réinitisaliser plus tard (mars) 
 4145 
 WMEGE9300 
 WMEGE9300 - Evaluation de Stage - MC3 
 Cours à réinitisaliser plus tard (mars) 
 4215 
 TP_AGRO  Groupes TP AGRO BAC 2 BAC 3
 Cours réinitialisé plus tard dans l'année
 4641
 CPME24
 CPME24 (2021-2023)  Cours pluriannuel organisé en cohortes
 4824  LEPL2020  Professional Integration Work
 Cours doctoral, nouveau cours lors d'une refonte  
 4967  GDSA  Gouvernance et Droit des sociétés et associations
 Cours réinitialisé plus tard dans l'année  
 5017 LLSMD2094  Séminaire d'accompagnement du mémoire en gestion (Objectif 2023)  
 Cours pluriannuel organisé en cohortes
 5125  TOGETHER  Module de formation (étudiant·es) - Violences sexuelles
 Cours ressource, nouveau cours lors d'une refonte  
 5139  LARKE1352  Projets individuels : e-Portfolio (Objectif 2024)
 Cours pluriannuel organisé en cohortes
 5149  LICO_2021-2022  Certificat en Life Coaching (2021-2022)  Cours pluriannuel organisé en cohortes
 5155  SOPH2FC/5  Certificat en soins pharmaceutiques - 5ième édition  Cours pluriannuel organisé en cohortes
 5184  LARKE1352  Projets individuels : e-Portfolio (Objectif 2023)  Cours pluriannuel organisé en cohortes
 5230  IAS-IFRS  Normes IAS / IFRS  Cours réinitialisé plus tard dans l'année
 5336  ELOG  ELOG  Cours ressource
 5408  CU Parentalité 2022  CU Accompagnement Psychologique de la Parentalité 2022  Cours pluriannuel organisé en cohortes
 5417  BUPP  Certificat Universitaire en Diagnostic et Prise en Charge Clinique des Burnouts Professionnel et Parental  Cours pluriannuel organisé en cohortes





Finalisé