Moodle UCLouvain

Administrer mes espaces de cours  :  Gérer les inscriptions

Moodle offre plusieurs options pour gérer les inscriptions au cours, cette section vous explique en détail les différentes possibilités, en commençant par les plus simples

Les étudiants ne sont pas inscrits automatiquement^

A l'UCLouvain, il n'y a pas de lien direct entre Moodle et la base données officielle des cours et inscriptions. L'inscription des étudiants au cours demande donc soit une action de leur part, soit une action de votre part.

Par défaut, l'auto-inscription et l'inscription manuelle^

Les différentes méthodes d'inscription au cours sont définies dans le menu

> Liens utilisateurs > Méthodes d'inscription.

Par défaut, deux méthodes d'inscription sont activées : l'auto-inscription et l'inscription manuelle.

L'auto-inscription autorise les étudiants à s'inscrire eux-même au cours. C'est la méthode la plus simple pour gérer les inscriptions, mais elle ne vous garantit pas que les personnes inscrites à votre cours sont bien les étudiants officiellement inscrits. Si vous souhaitez un peu plus de sécurité, lisez le paragraphe suivant qui vous explique comment conditionner l'inscription au cours par une clef d'inscription, un mot de passe qui permet d'entrer dans le cours.

L'inscription manuelle permet à l'enseignant d'inscrire lui-même un étudiant à son cours. Cela peut être utile pour repêcher un étudiant qui a des difficultés à utiliser la plateforme. Si vous souhaiter inscrire un étudiant manuellement, passez par le menu

>Liens utilisateurs > Participants > Inscrire des utilisateurs

Pour un peu plus de protection, l'auto-inscription avec clef d'inscription^

Le plus souvent, les enseignants utilisent la méthode d'auto-inscription associée à une clé d'inscription, un mot de passe exigé pour s'inscrire au cours. Ils communiquent alors la clé d'inscription oralement lors d'une séance de cours en présence.

Pour définir une clé d'inscription pour s'inscrire au cours, vous devez suivre le chemin suivant :

> Liens utilisateurs > Méthodes d'inscription > Auto-inscription

et compléter le champ Clef d'inscription. Attention, la clé d'inscription est sensible aux majuscules et il est préférable d'éviter d'y mettre des espaces blancs. La case à cocher Révéler vous permet d'afficher le mot de passe en clair pour vérifier que vous n'avez pas fait d'erreur. Les autres paramètres ne doivent pas être modifiés.

Pour les petits groupes ciblés, l'inscription avec validation par l'enseignant^

Si votre cours s'adresse à un petit groupe d'étudiants définis, vous pouvez choisir la méthode d'inscription "Confirmation d'inscription au cours" qui vous permettra de valider les inscriptions des étudiants à votre cours. Vous recevez un mail à chaque demande d'inscription d'un étudiant et vous devez accéder à la liste des utilisateurs pour confirmer son inscription.

Pour rendre cette méthode d'inscription opérationnelle, rendez-vous au menu

> Liens utilisateurs > Méthodes d'inscription

et sélectionnez Ajouter une méthode > Confirmation d'inscription au cours.

Aucun paramètre ne doit être personnalisé, vous n'avez juste qu'à Ajouter la méthode .

Vous devez ensuitesupprimer la méthode d'Auto-inscription et veiller à réordonner les méthodes d'inscription avec les flècheset pour que la méthode "Confirmation d'inscription au cours" soit prioritaire sur les autres :

Lors de chaque demande d'inscription d'étudiant, vous recevez un mail vous invitant à valider son inscription. Vous pouvez aussi accéder directement à la liste des inscriptions en attente de confirmation en cliquant sur le bouton en regard de la méthode "Confirmation d'inscription au cours".

Désactiver les inscriptions au delà d'une certaine date ^

Certains enseignants souhaitent restreindre l'accès à leur cours après un certain délai d'ouverture des inscriptions.

Ils ne doivent surtout pas supprimer ou désactiver la méthode d'inscription passé une certaine date !
Cela aurait pour conséquence que les étudiants inscrits avec cette méthode ne pourraient plus accéder au cours.
Ils peuvent par contre limiter l'effet de la méthode d'inscription dans le temps.

Pour limiter l'effet d'une méthode d'inscription dans le temps, accédez au menu

> Liens utilisateurs > Méthodes d'inscription

Accédez auxParamètres de la méthode d'inscription, et limitez l'action de la méthode d'inscription dans le temps en utilisant une des options suivantes :

• ne plus autoriser les inscriptions à une date choisie, en mettant le paramètre "Permettre de nouvelles inscriptions" à "Non";
• spécifier une période durant laquelle cette méthode est active (date de début et date de fin).
  
  

Remplir des groupes dès l'inscription, c'est possible !^

Lorsque vous définissez des groupes, via le menu

> Liens utilisateurs > Groupes

vous pouvez leur associer une clé d'inscription, qui permet aux étudiants de s'inscrire une seule étape au cours et dans un groupe :

Dans ce cas, vous ne transmettez pas la clé d'inscription définie dans la méthode d'auto-inscription mais bien celle des groupes.

Pour que cette méthode fonctionne, vérifiez dans les options d'auto-inscription
> Liens utilisateurs > Méthodes d'inscription > Auto-inscription
que vous autorisez bien les clés d'inscription pour les groupes. C'est normalement le cas par défaut.

Autoriser les anonymes à accéder au cours^

Pour certaines formations, il est pratique d'autoriser l'accès aux anonymes pour éviter d'avoir à demander la création de comptes externes pour les utilisateurs. Notez que dans ce cas, vous devez être particulièrement prudent dans le choix des contenus diffusés et ne diffuser aucune ressource protégée par le droit d'auteur.

Dans Moodle, il est possible d'ajouter une méthode d'inscription qui autorise l'accès anonyme via le menu

> Liens utilisateurs > Méthodes d'inscription

Veillez à rendre cette méthode d'inscription visibleet à la mettre en haut de la liste des méthodes d'inscription comme sur la capture ci-dessous.

Une fois la méthode "Accès anonyme" activée, vous devez communiquer l'adresse directe pour accéder à la page de présentation de votre cours aux étudiants. Ils seront invités à accepter la charte puis pourront accéder au cours.

Attention, dans Moodle, les utilisateurs anonymes ne peuvent accéder qu'aux ressources du cours.

Pour retrouver une activité équivalente aux exercices de Claroline, accessible aux anonymes, vous devez migrer les exercices vers une ressource Leçon. Vous pourrez importer vos questions au format MoodleXML dans la Leçon et créér un parcours formatif autour de ces questions. Veillez à bien spécifier le paramètre de la Leçon suivant pour qu'il soit possible de réaliser plusieurs fois la leçon comme anonyme : Notes > Plusieurs tentatives permises > Oui. Il est possible de consulter la répartition des réponses aux questions via le rapport de Leçon Statistiques détaillées.
Notez qu'il est aussi possible de consulter le nombre de vues global sur la Leçon (anonymes compris) via le menu
>Paramètres du cours > Rapports > Activités du cours.

Documentation Moodle officielle sur la ressource Leçon

Voir une vidéo qui présente l'activité  Leçon en détail

Inscrire un étudiant manuellement^

Il arrive que certains étudiants soient perdus et que vous deviez les inscrire vous-même au cours.

• accéder au menu  > Liens utilisateurs > Participants;
• cliquer sur le bouton ;
• sélectionner le rôle Etudiant dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
• taper le nom de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre);
• cliquer sur le bouton "Inscrire" en regard de son nom;
• pour terminer, cliquer sur le bouton "Terminer l'inscription des utilisateurs" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel étudiant.
  
  

Réinscrire un étudiant manuellement et récupérer ses notes^

Si un étudiant s'est désinscrit par erreur d'un cours, vous pouvez le réinscrire manuellement et demander que ses notes soient récupérées :

• accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants;
• cliquer sur le bouton ;
• sélectionner le rôle Etudiant dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
• cliquez sur le menu "Options d'inscription" et cochez la case "Récupérer si possible les anciennes notes de l'utilisateur" puis spécifiez depuis quand vous souhaitez récupérer les notes;
  
• taper le nom de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre);
• cliquer sur le bouton "Inscrire" en regard de son nom;
• pour terminer, cliquer sur le bouton "Terminer l'inscription des utilisateurs" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel étudiant.

Importer des listes officielles d'étudiants : pas encore possible dans Moodle UCLouvain^

Pour iCampus, un module permettant d'importer des listes officielles d'étudiants sur base d'un code cours ou programme a été développé. Cette fonctionnalité doit être redéveloppée pour Moodle UCLouvain et nous mettons tout en oeuvre pour que vous la retrouviez prochainement.