Charte d'utilisation de Moodle UCLouvain et mention sur la vie privée

Charte d'utilisation de MoodleUCLouvain ^

1 Introduction^

La plateforme MoodleUCLouvain a été mise en place afin d’apporter un soutien technologique aux  enseignements dispensés à l’UCLouvain. Par extension, les formations externes dispensées par les membres UCLouvain peuvent aussi bénéficier d’un espace sur MoodleUCLouvain.
Cet outil permet à chaque enseignant de créer un espace réservé à chaque cours, auquel les étudiants sont invités à s’inscrire.
MoodleUCLouvain est propulsé par le logiciel libre Moodle.

Les fonctionnalités offertes par la plateforme sont notamment les suivantes :

• diffuser des supports de cours (syllabus, diaporamas) et autres ressources (liens web, animations...) ;
• gérer un agenda du cours ;
• communiquer avec les étudiants par des annonces ;
• gérer des travaux à distance ;
• gérer les travaux de groupes à distance ;
• créer des exercices à correction automatique ;
• animer de forums de discussion ;
• ...

L’aide technique concernant MoodleUCLouvain est assurée par une équipe de gestionnaires joignables via le Service Desk.

La présente charte a pour but d’expliciter les prescrits légaux ainsi que la réglementation du Système d’Information de l'UCLouvain (SI) dans le cadre de l’utilisation de MoodleUCLouvain.

Dans ce document, il est fait référence aux règlements UCLouvain suivants :

• Code d’éthique et de déontologie applicable aux utilisateurs et utilisatrices du SI de l’UCLouvain;
  
• Procédure en matière d’infractions aux règles ou d’abus des services du SI de l’UCLouvain (page intranet).
  

2 La procédure d’accès à MoodleUCLouvain^

MoodleUCLouvain est un service en ligne auquel on accède depuis un navigateur installé sur tout poste de travail connecté à la toile ; un identifiant et un mot de passe sont nécessaires.

2.1  L’accès pour les membres de l’UCLouvain^

Tout membre de la communauté universitaire dispose d’un compte utilisateur global UCLouvain pour son authentification auprès des différentes applications du SI (courrier électronique, wifi, portail, MoodleUCLouvain, ...).

La gestion des comptes utilisateurs globaux UCLouvain n’est pas de la responsabilité de l’équipe des gestionnaires MoodleUCLouvain, mais bien du Système d’Information de l'UCLouvain (SI). Les comptes utilisateurs globaux sont créés par le SI dans les plus brefs délais après la validation administrative de l’inscription d’un nouvel étudiant ou l’entrée en service d’un membre du personnel (ou assimilé).
Avant sa première utilisation, le compte utilisateur global UCLouvain doit être activé par l’utilisateur  afin d’obtenir un identifiant global et choisir un mot de passe. Cette opération doit être effectuée via la page Activer son compte utilisateur global UCLouvain. Vous pourrez en tout temps vous référer à cette page pour gérer votre compte utilisateur global : changement ou réinitialisation de mot de passe.

En cas de difficultés, vous pouvez faire appel au Service Desk du SI : 

• par téléphone au 8282 (010/47.82.82 de l’extérieur) ;
• par les formulaires web à l’adresse: http://www.uclouvain.be/8282

2.2  L’accès pour les non-membres de l’UCLouvain^

Seules les demandes de création de comptes MoodleUCLouvain externes appuyées par un membre du personnel de l’UCLouvain seront prises en compte.
Cette procédure concerne généralement l’inscription d’étudiants extérieurs à des cours UCLouvain. Les professeurs invités, maîtres de conférences, maîtres de stage, ..., quand à eux, bénéficient le plus souvent du statut de membre de la communauté universitaire et reçoivent un identifiant global UCLouvain.

Les demandes d’inscriptions externes doivent être adressées au Service Desk via le formulaire de demande de création de comptes externes et doivent comporter les informations suivantes : 

• le nom d’un membre UCLouvain responsable de la formation (présent dans le répertoire UCLouvain);
• la liste des participants externes à la formation avec les informations suivantes : nom, prénom, adresse électronique, institution, date de naissance, année d’étude (dans une feuille d’un tableur par exemple), durée de validité des comptes.
  

2.3  La création de cours et l’inscription aux cours^

Par défaut, tout nouvel inscrit dans la plateforme MoodleUCLouvain a le statut de simple utilisateur et n’a pas le droit de créer des espaces de cours. Les nouveaux enseignants reçoivent automatiquement le statut de créateurs de cours et les autres intervenants (assistants par exemple) doivent adresser une demande au Service Desk via le formulaire de demande de statut de créateur de cours sur Moodle UCLouvain.
Cette procédure est, en règle générale, mise en application dans un délai d’un jour ouvrable.
Lorsqu’ils entrent dans la plateforme, les étudiants doivent s’inscrire aux cours qui les concernent, sachant que les cours UCLouvain sont encodés dans MoodleUCLouvain par facultés et respectent souvent les codes cours officiels. Selon la manière dont les enseignants paramètrent l’accès au cours, la procédure peut être conditionnée par l’entrée d’une clef d’inscription spécifique ou conditionnée par l’intervention de l’enseignant s’il choisit d’inscrire lui-même les étudiants à son cours.

2.4  La disponibilité du service MoodleUCLouvain^

L’équipe des gestionnaires de MoodleUCLouvain s’efforce de maintenir le service accessible de manière permanente. Cependant, elle peut en interrompre l’accès, notamment pour des raisons de maintenance et de mise à niveau, ou pour toute autre raison, notamment technique, sans que celle-ci puisse être tenue pour responsable des conséquences de ces interruptions aussi bien pour les enseignants que pour les étudiants. L’équipe essaie, dans la mesure du possible, de tenir les utilisateurs informés des interruptions via des messages affichés en page d'accueil et via des mails adressés aux enseignants.

3 Les règles de sécurité sur MoodleUCLouvain^

En application du Code d’éthique et déontologique de l’UCLouvain applicable aux utilisateurs et utilisatrices du système d’information  :

• Chaque utilisateur de MoodleUCLouvain doit veiller par son comportement à ne pas mettre en péril ni la sécurité, ni le bon fonctionnement du service MoodleUCLouvain.
• Chaque utilisateur a notamment le devoir de préserver la confidentialité des comptes utilisateurs (identifiants et mots de passe) de manière à prévenir tout usage abusif ou frauduleux du service MoodleUCLouvain. En particulier, les utilisateurs ne transmettront en aucun cas leurs identifiants et mots de passe à des tiers, même membres du Service Desk. Ces derniers ont le privilège de pouvoir accéder aux profils des utilisateurs sur MoodleUCLouvain sans connaître leurs paramètres d’authentification. De plus, les gestionnaires MoodleUCLouvain ont accès aux cours à dépanner sans connaître les paramètres d’authentification des gestionnaires de cours.
• Chaque utilisateur s’engage aussi à ne pas développer, installer ou copier des programmes destinés à contourner la sécurité ou saturer les ressources de MoodleUCLouvain et à ne pas introduire des programmes nuisibles sur MoodleUCLouvain (virus notamment).

4 Les règles d’utilisation de MoodleUCLouvain^

4.1  Le principe général^

L’utilisation de MoodleUCLouvain s’inscrit dans le cadre de la mission d’enseignement de l’UCLouvain. Son usage n’est autorisé que dans le respect des valeurs qui définissent cette mission.
Les utilisateurs s’engagent en particulier à ne pas utiliser les listes d’adresses électroniques pour un autre objectif que pédagogique.

4.2  Les utilisations interdites^

En application du Code d’éthique et déontologique de l’UCLouvain applicable aux utilisateurs et utilisatrices du système d’information, chaque utilisateur s’engage à ne faire aucune utilisation de MoodleUCLouvain à caractère commercial, religieux, délictueux, criminel ou de nature à troubler l’ordre public. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs dans les documents diffusés sur la plateforme et dans leurs interventions dans les forums de discussion. Les injures, la diffamation, la discrimination, la pornographie et l’incitation à la violence sont notamment proscrites.
L’équipe des gestionnaires MoodleUCLouvain n’exerce ni surveillance, ni contrôle éditorial systématique sur les contenus diffusés sur MoodleUCLouvain. L’équipe ne pourra être tenue pour responsable des contenus et messages échangés. Toutefois, lors de manœuvres de maintenance globale, les gestionnaires MoodleUCLouvain peuvent détecter des utilisations interdites et agir pour y mettre fin.

4.3  L’optimisation de l’usage des espaces de cours^

Dans un but de gestion efficace des ressources informatiques, les gestionnaires de cours s’engagent à éviter de dupliquer leurs cours, à réutiliser le même espace de cours chaque année en exploitant la possibilité de masquer certains contenus et de les afficher au fil de la progression dans le cours.

4.4  L’optimisation des ressources diffusées^

Les enseignants et étudiants qui soumettent des documents sur MoodleUCLouvain s’engagent à optimiser leurs fichiers pour qu’ils soient aussi légers que possible. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs à optimiser les images, qui sont souvent très lourdes, introduites dans des documents. En cas de diffusion de fichiers très lourds sur MoodleUCLouvain, il est recommandé d’en informer les utilisateurs par un commentaire associé au document.
Les utilisateurs sont informés que, souvent, la conversion des documents au format PDF permet de les alléger.

5 Le respect du droit d’auteur sur MoodleUCLouvain^

5.1  La diffusion de ressources^

La diffusion sur MoodleUCLouvain d’articles, de documents, de photographies et plus généralement de toute œuvre originale doit se faire dans le strict respect de la loi relative aux droits d’auteur intégrée au livre XI du Code de Droit Economique.

5.1.1 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il n’est pas l’auteur

L’utilisateur est tenu d’obtenir l’accord dudit auteur, sauf s’il peut se prévaloir de l’exception légale de citation (a) ou de l’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche (b).

(a) L’exception de citation

Les citations (brefs extraits) d’une œuvre ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur lorsqu’elles ont lieu dans un but de critique, de polémique ou d’enseignement, dans des travaux scientifiques, ou dans une revue de presse, et UNIQUEMENT SI elles sont effectuées conformément aux usages honnêtes reconnus dans le milieu universitaire ; dans la seule mesure justifiée par le but poursuivi ; et sans porter atteinte à l’exploitation normale de l’œuvre (aux droits de l’auteur). De plus, le nom de l’auteur et la source d’où est extraite la citation doivent être mentionnés.
Si les conditions sont remplies, l’exception de citation s’appliquera sans distinction tant pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours à accès restreint (accessibles après authentification) que pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours publics en accès libre.

(b) L’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche

La reproduction et la communication d’œuvres ou d’extraits d’œuvres, à l’exception des partitions musicales, à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur UNIQUEMENT SI la reproduction et la communication ne poursuivent pas de but lucratif et ne portent pas préjudice à l’exploitation normale de l’œuvre par son auteur. De plus, en cas de mise en ligne – la communication ne peut se faire que par un réseau de transmission fermé autrement dit dans les cours en accès restreints (accessibles après authentification). Enfin, le nom de l’auteur et la source complète d’où est extraite l’œuvre doivent être mentionnés.
Si le cours est en accès libre, l’utilisateur devra obtenir l’autorisation de l’auteur des œuvres (articles) ou extraits d’œuvres reproduits et communiqués, sauf si ces extraits peuvent être considérés comme des citations. En effet, l’exception de citation peut s’appliquer – moyennant le respect des autres conditions fixées par la loi – quelque soit le mode de communication et si c’est en ligne sans distinction entre un accès libre ou restreint.

5.1.2 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il est l’auteur

Il est recommandé à l’utilisateur/auteur d’ ajouter une notice exposant les usages autorisés de l’œuvre (téléchargement, impression, redistribution...). À cet égard, les licences « Creative Commons » peuvent être un bon moyen de protéger les contenus.

5.2   L’exploitation des ressources^

Nous attirons l’attention des utilisateurs sur le fait que tout ce qui n’est pas explicitement autorisé est interdit. L’absence de notice ou de limite d’utilisation ne donne donc aucun droit sur les documents diffusés.
Les utilisateurs ne peuvent télécharger les contenus de MoodleUCLouvain et en réaliser des copies (papiers ou numériques) qu’à des fins privées, d’étude et en un seul exemplaire sous réserve d’exceptions motivées, ainsi que pour les délégués des étudiants, les cercles et les services d’impression. Il est interdit de diffuser la version numérique ou papier d’un support de cours numérique ou papier (exception pour les délégués des étudiants, les cercles et le service d’impression dans le cadre strict de leurs fonctions).
La législation sur le droit d’auteur s’appliquant aux ressources multimédias mises en ligne, toute reproduction, adaptation, représentation, modification, incorporation, traduction, commercialisation partielle ou intégrale des éléments contenus dans MoodleUCLouvain est interdite, sauf contre-indication dans la notice d’utilisation associée au document ou accord de l’enseignant. Seules sont autorisées la citation et la reproduction/communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche dans les limites exposées ci-dessus.

5.3   La détection du plagiat dans les travaux étudiants^

Depuis la rentrée 2009, les travaux des étudiants de l’Université catholique de Louvain sont susceptibles d’être contrôlés avec le logiciel de détection du plagiat Compilatio.net. Ce logiciel est intégré aux outils "Devoir" et "Atelier" de MoodleUCLouvain et peut aussi être utilisé par les enseignants hors plateforme. Le logiciel Compilatio compare les travaux étudiants avec les ressources disponibles en ligne et dans sa base de données, et fournit un rapport explicitant les similitudes à l'enseignant.
Plus de renseignement sur la lutte contre le plagiat à l'UCLouvain ...

6 La protection de la vie privée sur MoodleUCLouvain^

6.1. Législation applicable^

L’UCLouvain, en tant que responsable du traitement, s’engage à respecter la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et plus particulièrement le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

En outre, l'UCLouvain applique également les dispositions de la Convention Collective de Travail No 81 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication électroniques en réseau.

6.2. Données à caractère personnel traitées et durée de conservation^

La plateforme MoodleUCLouvain comporte des parties publiques accessibles à n'importe quel visiteur et des parties à accès restreint à certaines catégories d'utilisateurs.

Par « donnée à caractère personnel », on entend : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.  Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les données à caractère personnel pouvant être collectées lors de l’utilisation de la plateforme MoodleUCLouvain sont les suivantes :

• Le domaine Internet à partir duquel vous accédez à la plateforme ;
• L’adresse IP de l'ordinateur à partir duquel vous accédez à la plateforme ;
• Toutes les données concernant les pages que vous avez consultées sur la plateforme et les dernières actions que vous avez effectuées au travers de ces pages ;
• Votre adresse de courrier électronique fournie par l'annuaire électronique de l'UCLouvain lors de votre inscription ;
• Votre identification comme utilisateur lorsque vous accédez à une partie à accès restreint de la plateforme ;
• Vos résultats aux exercices et aux travaux, ainsi que votre progression dans les parcours pédagogiques (ces informations sont partagées uniquement avec vos enseignants) ;
• Toute autre donnée fournie à l’UCLouvain, par exemple dans le cadre d'enquêtes ou d'inscriptions sur notre plateforme ou expression de préférences dans les informations à vous communiquer.

Dans MoodleUCLouvain, les données à caractère personnel concernées sont aussi principalement toutes les informations liées au cours (syllabus, feuilles de TP, « chat », forum, agenda, cotes, interviews, enquêtes, etc.) lorsqu’elles sont associées à :

• Un nom de famille,
• Un e-mail,
• Un numéro de matricule (NOMA, FGS, ...),
• Un numéro de téléphone ou GSM,
• Une adresse

et ce qu’elle qu’en soit la forme : donnée écrite, graphique, numérique, photographique ou acoustique.

Les données à caractère personnel peuvent être traitées de trois manières différentes :

• Par le biais de « cookies » : un « cookie » est un petit fichier envoyé par notre serveur Internet, qui s'enregistre sur le disque de votre ordinateur ; il garde la trace du site Internet visité et contient un certain nombre d'informations sur cette visite. Il vous est possible d'être informé de l'envoi de ce « cookie » et de vous y opposer en configurant de manière appropriée le navigateur que vous utilisez pour accéder à notre plateforme ;
• Par le biais de formulaires à remplir pour obtenir certains services disponibles ou pour effectuer certaines activités sur la plateforme ;
• Automatiquement lors de l'accès aux différentes pages de la plateforme .

Les données à caractère personnel traitées par l’UCLouvain sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

6.3. Bases de licéité et finalités poursuivies^

La plateforme MoodleUCLouvain est un outil pédagogique obligatoire utilisé à l’UCLouvain, dans le cadre de sa mission d’enseignement. Le traitement, effectué sur les données à caractère personnel par l’UCLouvain, en sa qualité de responsable du traitement, a pour bases de licéité non seulement l’exercice de la mission d’intérêt public de l’UCLouvain en matière d’enseignement et de formation, mais aussi l’intérêt légitime de l’UCLouvain ; cette dernière recourant à cet outil dans l’intérêt des enseignements et formations qu’elle propose.

Le traitement de données à caractère personnel effectués par l’UCLouvain, en sa qualité de responsable du traitement, poursuit les finalités suivantes :

• Fournir aux gestionnaires de cours les informations nécessaires à l'organisation de leurs activités d'enseignement et de formation ;
• Fournir aux étudiants les informations nécessaires pour le suivi de leurs enseignements et formations ;
• Assurer la gestion efficace de la plateforme (par exemple : amélioration de la qualité des informations disponibles ; amélioration de l'ergonomie ; amélioration de la gestion ; optimisation de la navigation ; réalisation de statistiques globales et anonymes ; etc.) ;
• Permettre une réponse aux demandes des utilisateurs (par exemple : identification des informations à fournir à chacun ; réponses aux questions formulées ; fourniture automatique d'informations : nouvelles, bulletins sur base, notamment, de préférences exprimées ; fourniture d’informations que l’UCLouvain estime utile de communiquer sur base des pages que vous avez consultées lors d’une visite précédente ; etc.) ;
• Permettre des recherches scientifiques sur l'apprentissage en ligne au travers de traitements globaux et anonymes et ainsi contribuer à la réflexion générale de l’institution sur les processus cognitifs et l’apprentissage.

Les données à caractère personnel collectées peuvent en outre être traitées à des fins archivistiques, historiques, statistiques et scientifiques dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel collectées ne sont ni cédées, ni transmises à aucune autre organisation. Toutefois, l’UCLouvain se réserve le droit de divulguer des données à caractère personnel sur requête d'une autorité légale ou judiciaire en conformité des lois et réglementations en vigueur.

6.4. Traitement des travaux soumis au logiciel de détection du plagiat^

Les documents déposés sur Compilatio sont hébergés en France, et servent uniquement à des fins de recherche du plagiat. Les droits sur ces travaux restent la propriété des étudiants et/ou de l'UCLouvain. Compilatio s’engage à ne pas publier les contenus originaux des documents, et un utilisateur externe ne peut en aucun cas y accéder. Les données à caractère personnel de l’étudiant (nom, prénom, email, établissement) sont anonymisées et inaccessibles aux autres établissements utilisateurs. Les échanges avec Compilatio sont soumis à un cryptage SSL, pour une sécurité maximale.

6.5. Engagements des utilisateurs^

Les utilisateurs de la plateforme MoodleUCLouvain s’engagent à respecter la législation applicable en matière de droit à la vie privée, et en particulier le RGPD et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. A cet égard, lorsque ces utilisateurs veillent notamment à ne traiter des données à caractère personnel qu’après obtention du consentement préalable des personnes concernées. Ce consentement doit être libre, spécifique et éclairé. Quant aux données traitées, elles doivent répondre à certaines exigences de qualité, à savoir être  :

• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Exactes et si nécessaire mises à jour ;
• Et conservées sur la plateforme pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les gestionnaires de cours publics sont informés que tous leurs contenus peuvent être indexés par les moteurs de recherche comme Google et ils s’engagent à être particulièrement vigilants quant aux données à caractère personnel diffusées sur les utilisateurs dans leurs cours.

6.6. Droits des utilisateurs^

Conformément à la législation applicable, et sous réserve des conditions limitatives qu’elle prévoit, les utilisateurs disposent d’un droit d’accès aux données qui les concernent, un droit à la limitation du traitement de leur donnée, d’un droit à la portabilité, d’un droit d’opposition ainsi que d’un droit de rectification et un droit d’effacement.

Les utilisateurs disposent en outre du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données.

6.7. Sécurité^

L'équipe de gestion de la plateforme MoodleUCLouvain assure une utilisation conforme des données à caractère personnel au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et adopte des mesures techniques et organisationnelles adéquates en vue de garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle.

6.8. Contact^

Pour tout exercice de droit ou pour toute question ou remarque relative à la protection des données à caractère personnel sur MoodleUCLouvain, merci de contacter l'adresse privacy@uclouvain.be en étant le plus précis possible quant à l’objet de votre demande et en fournissant une preuve d’identité.

7 En cas d’infraction à cette charte^

7.1  Les dispositions à prendre^

Les utilisateurs peuvent faire état du non-respect des présents prescrits lors de l’utilisation de MoodleUCLouvain via le formulaire de déclaration d'un incident dans un cours Moodle UCLouvain existant.

7.2  Les sanctions encourues^

Conformément au document Procédure en matière d’infractions aux règles ou abus des services du SI, une violation grave ou répétée des principes énoncés plus haut entraîne le retrait de l’accès à MoodleUCLouvain. En outre, les abus seront dénoncés, sauf urgents et infractions graves, et portés directement à la connaissance des autorités académiques ou administratives compétentes. Sont réservés le remboursement des frais résultant de l’utilisation abusive de son identification ainsi que d’éventuelles poursuites judiciaires.