Moodle UCLouvain

Administrer mes espaces de cours  :  Gérer mon équipe d'encadrement

Collègues, assistants, experts externes, ... Pour tous vos acteurs, il y a un rôle Moodle qui convient.
Découvrez les rôles et comment les attribuer ...

Comprendre les rôles Moodle UCLouvain^

Lorsque vous créez un espace de cours Moodle, vous recevez automatiquement le rôle d'Enseignant, qui permet de modifier toutes les activités du cours.

Lorsque des utilisateurs s'inscrivent au cours, ils reçoivent par défaut le statut d'Etudiant et peuvent simplement participer aux activités.

Mais d'autres rôles existent dans Moodle UCLouvain et sont décrits dans le tableau ci-dessous :

Les rôles utilisateurs définis au niveau d'un cours (attribuables par les enseignants)
Privilèges \ Rôles	Étudiant	Gardien *	Gestionnaire administratif	Enseignant non éditeur	Collaborateur **	Enseignant
participer aux activités du cours
suivre les activités des étudiants sans pouvoir les modifier
modifier toutes les activités du cours
ajouter et modifier les activités à caractère administratif (gestion des documents, des rendez-vous, du calendrier, ...)
gérer les inscriptions des étudiants au cours (en cas de clé d'inscription ou de validation)
modifier le rôle d'un utilisateur dans le cours

* Le rôle de Gardien est associé aux méthodes d'inscription "avec clé d'inscription" ou "avec confirmation par l'enseignant". Le nom du gardien apparaît sur la page d'accueil du cours. Lorsqu'on utilise l'inscription avec clé d'inscription, le gardien est la personnes chargée de fournir la clé d'inscription aux étudiants. Dans le cas de l'inscription avec confirmatio, le gardien a le privilège de confirmer ou d'annuler les inscriptions des étudiants. Ce rôle est conçu pour être associé à un autre rôle. On pourrait par exemple imaginer donner le rôle de gardien à un étudiant délégué qui serait responsable de veiller à réserver l'accès au cours à un groupe défini. Voir aussi Gérer les inscriptions.

** Le rôle de Collaborateur est identique à celui d'enseignant. Ce rôle est conçu pour les personnes qui ne sont pas officiellement en charge du cours et qui ne doivent pas apparaître dans la liste des enseignants dans le programme des cours.

Ajouter un enseignant^

Si vous désirez partager la gestion d'un de vos espaces de cours afin qu'un collègue enseignant, un assistant, ... puisse y avoir les mêmes droits de modification que vous, il suffit de suivre la procédure ci-dessous :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur Moodle UCLouvain;
• accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants;
• cliquer sur le bouton ;
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche;
  
• sélectionner le rôle Enseignant dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
  
• pour terminer, cliquer sur le bouton "Inscrire les utilisateurs et les cohortes sélectionnés" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel enseignant.

Ajouter un collaborateur^

Si vous désirez partager la gestion d'un de vos espaces de cours afin qu'un collègue enseignant, un assistant, ... qui n'est pas en charge officiellement du cours puisse y avoir les mêmes droits de modification que vous, il suffit de suivre la procédure ci-dessous :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur Moodle UCLouvain;
• accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants;
• cliquer sur le bouton ;
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche;
• sélectionner le rôle Collaborateur dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
  pour terminer, cliquer sur le bouton "

Inscrire les utilisateurs et les cohortes sélectionnés" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouveau collaborateur.

Ajouter un enseignant non éditeur^

Si vous désirez donner un droit de visite de votre cours à un collègue, il vous suffit de lui donner le profil d'enseignant non éditeur en suivant cette procédure :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur Moodle UCLouvain;
• accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants;
• cliquer sur le bouton ;
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche;
• sélectionner le rôle Enseignant non éditeur dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
  pour terminer, cliquer sur le bouton "

Inscrire les utilisateurs et les cohortes sélectionnés" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel enseignant.

Ajouter un gestionnaire administratif^

Si vous souhaitez qu'un/une secrétaire gère les outils administratifs du cours (agenda, annonces aux étudiants, inscriptions à des plages horaires, ...), vous pouvez lui donner le profil de Gestionnaire administratif en suivant cette procédure :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur Moodle UCLouvain;
• accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants;
• cliquer sur le bouton ;
• taper le nom, le prénom et/ou l'email de la personne souhaitée dans la case de recherche;
• sélectionner le rôle Gestionnaire administratif dans le menu déroulant "Attribution des rôles";
  pour terminer, cliquer sur le bouton "

Inscrire les utilisateurs et les cohortes sélectionnés" et votre liste d'utilisateurs se met à jour avec le nouvel enseignant.

Ajouter le rôle de gardien à un utilisateur inscrit^

Le rôle de gardien n'est utile que si vous utilisez la méthode d'inscription avec confirmation ou avec clé d'inscription décrites dans la page Gérer les inscriptions.
Par défaut, les enseignants et les gestionnaires administratifs ont déjà le privilège de confirmer les inscriptions mais vous pouvez décider de permettre à un utilisateur spécifique, même un étudiant, de gérer les confirmations d'inscription.

Pour ce faire, vous devez lui ajouter le rôle de gardien en suivant la procédure suivante :

• il faut que cette personne se soit connectée au moins une fois sur Moodle UCLouvain;
• accéder à accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants;
• cliquer sur le bouton , libellé "Attribution des rôles", en regard du nom de la personne souhaitée;
• cliquer sur le rôle "Gardien";
• votre liste d'utilisateur se met alors à jour avec le nouveau rôle pour la personne choisie.

Utiliser une clé d'inscription spécifique pour que les assistants reçoivent automatiquement un rôle choisi^

Nous avons constaté cette pratique dans certains cours composés de grandes cohortes d'étudiants et impliquant un grand nombre d'assistants.

Plutôt que de donner un rôle spécifique aux assistants manuellement, il est possible d'ajouter une méthode d'inscription spécifique pour les assistants.

Pour ce faire, il faut modifier certains paramétrages des méthodes d'inscription via le menu
accéder au menu > Liens utilisateurs > Méthodes d'inscription

• modifiez la méthode d'auto-inscription définie par défaut dans le cours et compléter le champ "Nom personnalisé de l'instance" avec un libellé du genre "Inscription des étudiants"; complétez aussi le champ "Clé d'inscription" si vous souhaitez que les étudiants doivent taper une clé d'inscription pour accéder à votre cours; ne pas modifier les autres paramètres;
• ajoutez une nouvelle méthode d'inscription, toujours du type "Auto-inscription" et donnez lui un libellé du genre "Inscription des assistants"; complétez une autre "Clé d'inscription" pour cette méthode, veillez à désactiver les clés d'inscriptions de groupe pour cette méthode et spécifiez le "Rôle attribué par défaut" de votre choix.

Il ne vous reste plus qu'à communiquer aux assitants et aux étudiants les clés d'inscriptions adéquates !

Changer le rôle d'un utilisateur dans un cours^

Lorsque vous créez un cours, vous recevez automatiquement le rôle d'enseignant dans le cours.
Le nom de tous les utilisateurs qui ont le rôle d'enseignant apparaît sur la page de présentation du cours, et il arrive régulièrement que le créateur de cours soit un assistant. Si vous êtes dans cette situation, et si les professeurs ne souhaitent pas que votre nom apparaisse sur la page de présentation du cours, il est possible de changer votre propre rôle pour devenir collaborateur. Avec le rôle de collaborateur, vous pouvez continuer à éditer le cours mais le nom des collaborateurs n'apparaîtra plus dans la liste des enseignants. 

Si vous créez un cours, lorsque vos collègues cotitulaires s'y inscrivent, ils ont par défaut le rôle étudiant. Vous devez dans ce cas donner le rôle d'enseignant à votre collègue et lui retirer le rôle d'étudiant.

Voici la procédure qui vous permettra de modifier le rôle d'un utilisateur :

• consultez la liste des utilisateurs inscrits au cours, via le menu
  accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants;
• commencez par ajouter le rôle souhaité (collaborateur ou enseignant) à l'utilisateur choisi, en cliquant sur le bouton Attribution des rôles dans la colonne en regard de son nom;
  
• ensuite, vous devez lui enlever le rôle non désiré (enseignant ou étudiant) en cliquant sur la croix en regard du libellé du rôle .

Désinscrire un utilisateur^

Pour désinscrire un utilisateur de votre cours, il faut passer par le menu

accéder au menu > Liens utilisateurs > Participants

et utiliser le bouton en regard des noms des utilisateurs à supprimer.

Demander l'accès pour un enseignant extérieur^

Attention, vérifiez que les enseignants ne disposent pas ou ne disposeront pas d'un identifiant global. C'est notamment le cas des professeurs invités, des APH et du personnel des cliniques.

Si vous désirez qu'un enseignant non UCLouvain accède à votre espace de cours comme enseignant ou enseignant non éditeur, il faudra d'abord que cette personne obtienne un compte extérieur sur Moodle UCLouvain. Vous pouvez pour se faire contacter le service desk au 8282@uclouvain.be en leur donnant les coordonnées de cette personne :

• nom,
  
• prénom,
  
• email,
  
• date de naissance,
  
• téléphone,
• institution,
  
• durée de validité du compte.

Lors de la demande création de compte, précisez si cette personne doit avoir accès au wifi UCLouvain, au portail, à Teams, à Office365, à eZCast ou à un autre service UCL, le compte sera directement configuré pour tous les services. Notez que la création des comptes peut prendre un délai de quelques jours ouvrables.

Lorsque cette personne aura son compte Moodle UCLouvain, vous pourrez l'ajouter comme enseignant ou comme enseignant non éditeur (voir ci-dessus).

Personnaliser les droits d'un type d'utilisateur sur une activité ou une ressource^

Si vous souhaitez personnaliser les droits d'un type d'utilisateur pour une activité ou une ressoure données, vous devez éditer l'activité ou la ressource puis passer par le menu associé :

  >Paramètres du cours> Administration du cours> Permissions>Dérogation de rôle avancée > choisir le profil utilisateur concerné

et éditer les permissions pour cette activité ou cette ressource.

Cette fonctionnalité peut par exemple être utilisée pour permettre aux étudiants de déposer des fichiers dans un dossier.

Partager des ressources entre enseignants^

Au sein d'un espace de cours, vous pouvez créer une section réservée aux enseignants en cachant simplement la section et/ou en y ajoutant une restriction d'accès sur le rôle. Placez-y des  fichiers et  dossiers invisibles  pour les étudiants mais auxquels les enseignants du cours ont accès. Vous pouvez ainsi partager avec vos cotitulaires, vos assistants, des informations concernant votre cours: projet de ressources, horaires, solutionnaires,...

Dans cette section privée, n'hésitez pas à exploiter les outils Moodle pour organiser le travail de l'équipe : le sondage peut être utilisé pour prendre une décision, les devoirs pour gérer la remise de documents, le forum pour stimuler l'entraite, ....

Vous pouvez aussi définir un groupe avec tous les membres de l'équipe d'encadrement et créer une section en accès restreint à ce groupe. Voir la section Restreindre l'accès à une ressource ou activité selon un ou plusieurs critères combinés: groupe, profil, réalisation d'activité, ... pour mettre cette solution en place.

Finalisé