Manuel Moodle UCLouvain - Enseignants

Dans votre enseignement, vous êtes souvent amené à organiser des rencontres avec vos étudiants, que ce soit pour le suivi de mémoire, des séances de feedback individuel ou pour un travail de groupe, ou encore des examens oraux.

Le module  Agenda (Organizer en anglais) de Moodle UCLouvain vous permet de gagner énormément de temps en centralisant tout cela et bien plus encore:

• il s'intègre parfaitement dans le calendrier de la plat-forme: chaque utilisateur concerné voit le rendez-vous apparaître dans son calendrier
• par défaut, le système gère les conflits de rendez-vous : impossible de définir des créneaux au même moment pour une même personne

 Avec cet outil, vous pouvez

• définir des créneaux horaires, leurs durées, lieu, et éventuellement inclure des pauses entre chaque créneau
• attribuer un créneau à un étudiant ou à un groupe du
  
• envoyer un rappel automatique aux étudiants
• garder une trace des présences
• laisser les étudiants s'inscrire librement ou imposer les rendez-vous
• donner une note à et/ou un commentaire sur la séance
• exporter le planning de rendez-vous en pdf
  
• - …

Cet outil est adopté en remplacement de l’outil Rendez-vous (Scheduler) car il gère beaucoup mieux les inscriptions de groupes à des plages horaires.

Organiser un planning pour des rencontres individuelles^

Configurer une activité Agenda pour gérerun planning de rencontres individuelles^

Le paramétrage d’une activité d’  Agenda est plutôt simple puisqu’il y a peu de paramètres à préciser.

Pour un planning de permanence d’un enseignant, la configuration recommandée est la suivante :

• Les dates de disponibilités ne doivent sans doute pas être activées puisque les étudiants doivent pouvoir s’inscrire tout au long de l’année;
• Spécifiez une valeur qui vous convient pour le paramètre Echéance relative qui est le délai limite d’inscription avant le créneau. Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux permanences au moins un jour à l’avance;
• Dans le cas de rencontres individuelles, laissez le paramètre Rendez-vous de groupe à sa valeur par défaut Pas de rendez-vous de groupe
• Si les rencontres avec les étudiants ne sont pas publiques, privilégiez une Visiblité des membres à la valeur Seulement visible pour les membres du créneau.
• Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut
• Les rencontres individuelles ne doivent sans doute pas faire l’objet de notes, spécifiez le dans la section Notes de l’activités.

Ajouter des créneaux dans mon agenda individuel^

Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires. L’outil permet de facilement encoder des plages horaires de disponibilité récurrentes un même jour de la semaine.

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de 15 minutes entre 16h et 18h tous les mardis entre le 17 avril et le 12 mai :

Dans le cas de rencontres individuelles,

• indiquez qu’il y a une seule place par créneau
• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)
• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte
• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.

Modifier les créneaux disponibles dans mon agenda individuel^

Via l’onglet Rendez-vous, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...) .

Réserver une plage horaire pour un étudiant dans mon agenda individuel^

Il peut arriver que vous fixiez une rencontre avec un étudiant lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez l’encoder vous-même dans le planning de réservation.

Dans ce cas, accédez à l’onglet Statut d’inscription de l’activité Agenda et attribuez un créneau à l’étudiant concerné.

Permettre à un étudiant de modifier le créneau réservé ou modifier la réservation d’un étudiant (agenda individuel)^

Via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’autoriser à un étudiant à reprendre un rendez-vous. Lorsque l’étudiant choisira un nouveau créneau, toutes les informations sur l’ancien seront supprimées.

Après avoir autorisé la reprise d‘un rendez-vous, dans le même onglet, vous avez la possibilité d’attribuer vous-même un nouveau créneau à cet étudiant qui remplacera le précédent.

Envoyer un mail de rappel aux étudiants qui n’ont pas réservé de créneau horaire (agenda individuel) ^

S’il est nécessaire que tous les étudiants s’inscrivent à un créneau horaire, vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via l’onglet Statut d’inscription.

Exporter le planning au format tableur ou pdf (agenda individuel)^

Via l’onglet Rendez-vous, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document tableur ou pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.

Suivi d’une rencontre : présence, note, commentaire et autorisation à reprendre rendez-vous (agenda individuel) ^

Une fois une rencontre passée, via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’encoder la participation de l’étudiant, une note, un court commentaire qui sera visible à l’étudiant et éventuellement, vous pouvez autoriser l’étudiant à reprendre un rendez-vous.

 

Organiser un planning pour des rencontres de groupe^

Précaution préalable : définir les groupes dans Moodle et y associer un groupement^

Le plus important est d'avoir préalablement associé un groupement à la série de groupes qui devront participer à l'évaluation. C'est ce qui est conseillé de faire par défaut mais si vous découvrez cette pratique, référez-vous à la section du manuel qui correspond à votre situation :

•  je n'ai pas encore de groupe dans mon cours, je dois les créer;
•  j'ai déjà défini les groupes dans mon cours, je dois les mettre dans un groupement.
  

Configurer une activité Agenda pour gérer un planning de rencontres de groupes^

Pour un planning prévu pour des rencontres de groupe, la configuration recommandée est la suivante :

• Les dates de disponibilités doivent sans doute être activées, en particulier s’il s’agit d’organiser un planning de présentations orales de groupes;
• Le paramètre d’Echéance relative a sans doute moins d’importance si votre planning est ouvert aux inscriptions pendant une durée définie, mais notez qu’il définit le délai limite d’inscription avant le créneau. Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux créneaux au moins un jour à l’avance;
• Dans le cas de rencontres de groupes, modifiez le paramètre Rendez-vous de groupe pour qu’il prenne la valeur Utiliser les groupes de cours existants;
• Si les rencontres avec les groupes sont publiques et ouvertes à tous les étudiants, modifiez la Visiblité des membres à la valeur Visible, sinon laissez la valeur par défaut;
• Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut;
• Si les rencontres doivent faire l’objet d’une note, spécifiez le vis la section Notes de l’activité.
• Notez que la configuration de rencontres de groupes modifie automatiquement le paramètre Mode de groupe de la section Réglages courants : la valeur appropriée pour les rendez-vous de groupes étant Groupes Séparés;
• Toujours dans la section Réglages courants, vous serez obligé de définir le Groupement associé aux groupes qui doivent s’inscrire à l’activité d’agenda;
• Si les rencontres doivent donner lieu à une note, spécifiez-le dans la section Notes de l’activité et indiquez le nombre de points liés à cette activité;

Notez que l’outil Agenda permet aussi de créer des groupes sur base des plages horaires choisies en mettant le paramètre Rendez-vous de groupe à la valeur Création de groupe par créneau réservé. Une approche qui permet de réaliser des communications ciblées vers les personnes qui participent à une activité à une même date.
Plus d’informations dans la section Envoyer un message à un groupe d’étudiants  

Ajouter des créneaux dans mon agenda de groupe^

Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires.

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de groupe de 30 minutes chaque mardi entre 13h et 15h pendant le mois de mai :

Dans le cas de rencontres de groupe,

• il ne faut pas spécifier de nombre de places;
• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)
• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte
• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.

 

Modifier les créneaux disponibles (agenda de groupe)^

Via l’onglet Rendez-vous, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...).

Réserver une plage horaire pour un groupe^

Il peut arriver que vous organisiez le planning des rencontres de groupe lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez les encoder vous-même dans le planning de réservation.

Dans ce cas, accédez à l’onglet Statut d’inscription de l’activité Agenda et attribuez un créneau aux différents groupes concernés.

Permettre à un groupe de modifier le créneau réservé ou modifier la réservation d’un groupe^

Via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’autoriser un groupe à reprendre un rendez-vous. Lorsque le groupe choisira un nouveau créneau, toutes les informations sur l’ancien seront supprimées.

Après avoir autorisé la reprise d‘un rendez-vous, dans le même onglet, vous avez la possibilité d’attribuer vous-même un nouveau créneau à ce groupe qui remplacera le précédent.

Envoyer un mail de rappel aux groupes qui n’ont pas réservé de créneau horaire ^

S’il est nécessaire que tous les groupes s’inscrivent à un créneau horaire, vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via l’onglet Statut d’inscription.

 

Exporter le planning au format tableur ou pdf (agenda de groupe) ^

Via l’onglet Rendez-vous, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document tableur ou pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.

 

Suivi des rencontres : présence, note, commentaire (agenda de groupe)^

Une fois une rencontre passée, via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’encoder la participation de chaque étudiant du groupe, une note individuelle et un court commentaire lié à la participation individuelle de chaque étudiant.

 

Organiser un planning d’examen oral ou de relecture de copies^

Configurer un Agenda pour gérer un planning d’examen oral ou de relecture de copies^

Pour l’organisation d’un planning examen oral ou de relecture de copie, la configuration recommandée est la suivante :

• Les dates de disponibilités doivent sans doute être activées puisque les étudiants doivent s’inscrire dans un délai donné;
• Le paramètre d’Echéance relative a sans doute moins d’importance si votre planning est ouvert aux inscriptions pendant une durée définie, mais notez qu’il définit le délai limite d’inscription avant le créneau. Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux créneaux au moins un jour à l’avance;
• Dans le cas de votre planning d’examen ou de relecture, les inscriptions aux créneaux se font sur base d’initiatives individuelles, laissez donc le paramètre Rendez-vous de groupe à sa valeur par défaut Pas de rendez-vous de groupe;
• Dans le cas d’un examen ou d’une relecture de copie, privilégiez une Visibilité des membres à la valeur Seulement visible pour les membres du créneau;
• Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut;
• Dans le cas d’un examen oral, la rencontre individuelle peut faire l’objet d’une note, spécifiez-le alors dans la section Notes de l’activité.

Ajouter des créneaux dans mon agenda d'examen oral ou de relecture^

Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires.

Si l’objectif de votre planning cible seulement l’organisation pratique de l’examen oral (entrée pour préparation par exemple) ou de la relecture de copie, vous pouvez alors utiliser des plages horaires à plusieurs places.

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de 1 heure pour 10 personnes pendant 2 journées, avec une pause à midi :

Dans le cas d’un planning pour l’organisation pratique d’un examen oral ou d’une relecture de copies,

• indiquez le nombre de places par créneau
• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)
• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte
• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.

Dans le cas d’un examen oral, si vous souhaitez qu’une note individuelle soit associée à la participation de chaque étudiant, vous devez créer des créneaux individuels. Vous aurez alors sans doute à configurer plusieurs journées d’examens oraux avec des pauses.

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux individuels de 15 minutes de 8h à 18h pendant 3 jours (il est plus simple de créer des pauses par la suite en supprimant des créneaux)  :

Dans le cas de rencontres individuelles,

• indiquez qu’il y a une seule place par créneau
• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)
• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte
• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

Pour créer des périodes de pause dans un planning d’une journée, il est plus simple de supprimer des créneaux après les avoir créés en masse :

Modifier les créneaux disponibles (examen oral ou relecture)^

Via l’onglet Rendez-vous, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...).

 

Réserver une plage horaire pour un étudiant (examen oral ou relecture)^

Il peut arriver que vous fixiez une rencontre avec un étudiant lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez l’encoder vous-même dans le planning de réservation.

Dans ce cas, accédez à l’onglet Statut d’inscription de l’activité Agenda et attribuez un créneau à l’étudiant concerné.

Permettre à un étudiant de modifier le créneau réservé ou modifier la réservation d’un étudiant (examen oral ou relecture)^

Via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’autoriser à un étudiant à reprendre un rendez-vous. Lorsque l’étudiant choisira un nouveau créneau, toutes les informations sur l’ancien seront supprimées.

Après avoir autorisé la reprise d‘un rendez-vous, dans le même onglet, vous avez la possibilité d’attribuer vous-même un nouveau créneau à cet étudiant qui remplacera le précédent.

Envoyer un mail de rappel aux étudiants qui n’ont pas réservé de créneau horaire (examen oral ou relecture)^

Dans le cas d'un examen, il est nécessaire que tous les étudiants s’inscrivent à un créneau horaire.  Vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via l’onglet Statut d’inscription.

Exporter le planning au format tableur ou pdf (examen oral ou relecture) ^

Via l’onglet Rendez-vous, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document tableur ou pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.

Suivi d’une rencontre : présence, note, commentaire et autorisation à reprendre rendez-vous (examen oral ou relecture)^

Une fois une rencontre passée, via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’encoder la participation des étudiants, une note individuelle et un court commentaire individuel qui sera visible à l’étudiant et éventuellement, vous pouvez autoriser l’étudiant à reprendre un rendez-vous.